Як видати копію трудової книжки?
Дуже часто, особливо в невеликих організаціях, веденням кадрових документів займається бухгалтер і на нього покладаються функції кадрового працівника. У зв'язку з цим, доводиться вирішувати додаткові питання і проблеми. Наприклад, часто доводиться стикатися з таким завданням, як видати копію трудової
- Трудова книжка
- Копія трудової книжки, завірена за зразком
Кадровими документами у великій організації займається відділ кадрів, а в дрібній, як правило, ці функції виконує бухгалтер. Обов'язки з ведення кадрових документів передбачають виконання такого завдання, наприклад, як правильно завірити копію трудової книжки співробітнику за зразком. При цьому важливо уточнити у співробітника, а в яку інстанцію чи установа він збирається надавати свої документи. Оскільки вимоги різні і, щоб дотримати правила установи, їх безумовно, потрібно для початку просто дізнатися. Необхідною вимогою, щоб запевнити вказаний документ, є наявність печатки організації на кожній сторінці.
Якщо виникла необхідність видати копію трудової книжку працівнику своєї організації, то з цією метою потрібно зробити ряд дій. Для початку необхідно зробити ксерокопію документа. Важливо, щоб всі листи були чітко видні і записи в копії документа добре читалися. Дуже часто вимоги до документа такі, що кожна сторінка трудової книжки повинна бути зроблена окремо на одній сторінці. Цей момент обов'язково потрібно уточнити у свого співробітника. Далі, на кожній сторінці необхідно зробити запис, що копія документа вірна і поставити підпис співробітника відділу кадрів і дату, коли документ засвідчується.
Завірити копію трудової книжки працівника може співробітник відділу кадрів організації. Цю задачу, а особливо в маленьких організаціях, виконує також головний бухгалтер. Вимогою деяких інстанцій є вимога, щоб документи були завірені керівником організації. У співробітника обов'язково потрібно уточнювати чи є специфічні вимоги у інстанції, куди надається документ. Важливим моментом, щоб завірити копію трудової книжки, є те, що на останній сторінці потрібно вказати, що співробітник і донині працює у вашій організації, із зазначенням посади.
У великих організаціях, потік документообігу дуже великий. У тому числі і кадрових документів теж. Як правило, кадровими документами займається відділ кадрів. Для більш ретельного контролю, у великих організаціях є журнали, в яких фіксуються всі звернення співробітників за будь-якими документами. Наприклад, при необхідності видачі копії завіреної трудової книжки, необхідно прийняти заяву від працівника з проханням видати цей документ. Таким чином, облік заяв і листів співробітників з проханнями про підготовку та видачу документів, допоможе уникнути ситуації, коли співробітник не отримає таких потрібних документів у встановлений термін.
Якщо у співробітника трудова книжка складається далеко не з одного аркуша, а часто буває і так, що вкладиш до трудової книжки теж заповнений, то запевняючи зразок документа, сторінки потрібно все пронумерувати. А на останній сторінці, в цьому випадку, краще крім напису, що працівник трудиться по теперішній час в організації в зазначеній посаді, потрібно вказати загальну кількість аркушів документа. Далі, документ потрібно завірити печаткою організації та підписом того, хто буде завіряти документ в організації. Зазвичай, це робить співробітник відділу кадрів, головний бухгалтер, або керівник організації.
