Як скласти звіт про виконану роботу?
Багатьом співробітникам потрібно написати звіт про виконану роботу. Але як це зробити, щоб врахувати всі нюанси? У цій статті міститься докладна інструкція зі складання звітів, даються поради та цінні рекомендації.
- Папір
- Ручка
- Комп'ютер
Працюючи в солідній компанії, уникнути рукописних звітів своєї діяльності практично не вдасться. Це пов'язано з тим, що кожен співробітник повинен не тільки виконувати свої посадові обов'язки, а й обов'язково вміти узагальнити результати своєї роботи, а також ретельно їх проаналізувати, щоб надалі працювати не на точно такий же результат, а постійно йти на його підвищення. Для багатьох це є проблемою, тому що їм легше всього на високому рівні виконати свою роботу, ніж описати свої досягнення на папері. Але добре розвинений епістолярний жанр покаже кожного співробітника з кращого боку, проявляючи його ділові якості. Вони теж повинні бути виявлені у підлеглих, які в підсумку можуть мати перспективу швидкого кар'єрного зростання. Для цього дуже часто начальник дає розпорядження написати звіт про виконану роботу. Зразок цього звіту на кожному підприємстві може трохи відрізнятися. Але сам принцип написання залишається один - звіт повинен бути максимально стислим, точніше коротким, але максимально інформативним.
Самі звіти відрізняються виходячи з того періоду, за який його потрібно написати. Вони бувають щоденними, щотижневими, квартальними і річними. Від цього залежить ступінь інформативності, яка представляється в звітах. Наприклад, в щоденному звіті зазвичай потрібно докладний опис усього, що вдалося зробити за цей день. Краще, якщо перед цим розписані конкретні цілі, які висувалися для досягнення бажаного результату. Потрібно написати, з якими завданнями вдалося впоратися, а з якими ні, вказавши на те всі причини. Щотижневий і щомісячний звіт потрібно для того, щоб, проаналізувавши його, можна було зреагувати і внести в діяльність якісь зміни. Такий звіт повинен включати в себе велику кількість інформації, яка може викладатися на основі графіків, таблиць, схем з короткими описами. Квартальні або річні звіти потрібні для аналізу виконаної роботи, вони спрямовані більше на демонстрації цілей, які були поставлені, а також результатів, які були досягнуті. Написати звіт потрібно дуже конкретно, не керуючись загальними фразами і ліричними відступами. Писати потрібно грамотною мовою.
Взагалі, кожні звіти мають вільну структуру, але однакові принципи написання. Тобто кожен співробітник сам вирішує для себе, в якій послідовності він буде викладати інформацію. Звіт, який вимагає особливо великої інформативності, краще скласти на основі графіка або таблиці, які будуть досить легко сприйматися начальником. До них обов'язково потрібно писати короткі аналізи, які будуть узагальнювати підсумки всієї виконаної роботи, даючи перспективу на розвиток її ефективності. За розміром звіт повинен вміститися на одному аркушику формату А4. Стислість, але в той же час, і інформативність звіту особливо високо оцінить будь начальник, який візьме в руки такий звіт. Періодичність написання звіту залежить від того, який він за типом. Деякі підприємства практикують написання щоденного звіту, аналізуючи діяльність кожного співробітника кожен день. Інші обмежуються щотижневими або щомісячними звітами.
Перед тим, як сісти за написання звіту, слід дуже добре обміркувати схему викладу інформації. Структура написання впливає дуже важливу роль. У звіті інформація має бути викладена не просто розкидані, а чітко побудована згідно якимось планом. Є дуже корисну пораду, який стане відмінною допомогою для написання звіту. Якщо необхідно збирати факти для, наприклад, щомісячного звіту, потрібно придумувати оформлення звіту не за один день, як роблять багато. Для цього можна завести спеціальний чернетка, до якого звертатися щодня або хоча б раз на два дні, щоб коротенько описати свою роботу. Так за цілий місяць буде зібрана вся необхідна інформація, яку залишиться тільки підсумувати і написати, згідно з нею, хороший і конкретний звіт. Коли підійде час здавати написаний звіт, написання не займе багато часу і не зажадає багато сил.
Багато успішні бізнесмени практикують написання звіту для себе. У них немає свого прямого начальника, кому можна передати звіт про свою діяльність, тому вони звітують перед собою. Це дуже корисно. Уміння скласти аналіз своїх досягнень сприяє ефективності подальшого розвитку всіх справ. Аналізуючи свої власні досягнення, краще користуватися спеціальними графіками, на яких відразу буде видно динаміка розвитку бізнесу. Так можна вчасно зрозуміти свої помилки і зробити активні дії для їх усунення. Тому не варто негативно ставитися до написання звітів, тому як він можуть не тільки комусь розповісти про досягнення, а також можуть проявити активну допомогу в робочому процесі.
